Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en doel

Deze overeenkomst geldt tussen de zakelijke opdrachtgever (hierna: de verantwoordelijke) en Labsterra B.V., Czaar Peterstraat 213, 1018 PL Amsterdam, Nederland, KvK 73172301 (hierna: de verwerker). Ze maakt deel uit van de opdracht die ontstaat door een offerte te aanvaarden en de algemene voorwaarden te accepteren, en gaat voor zover het om persoonsgegevens van derden gaat boven die voorwaarden. Aanvaarding van de offerte geldt als aanvaarding van deze tekst en de bijlagen.

Ze is bedoeld voor situaties waarin de opdrachtgever ons vraagt stem, uitvoering of contactgegevens te verwerken van mensen die hij of zij zelf meebrengt: zangers, sessiemuzikanten, podcastgasten, voice-overtalenten. Ze geldt niet voor gegevens die wij zelf verzamelen om te offreren en te factureren; die staan in de privacyverklaring.

2. Begrippen

De woorden persoonsgegeven, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis van artikel 4 AVG. Toepasselijke regels zijn de AVG en de Uitvoeringswet AVG. Subverwerker is iedere partij die wij inschakelen om gegevens van de opdrachtgever te verwerken. Overige termen volgen de algemene voorwaarden.

3. Instructies en reikwijdte

Wij verwerken alleen wat nodig is voor de dienst in de offerte — Vocale opname, Mixing, Mastering, Bandopname of Podcast-opname — volgens deze overeenkomst en schriftelijke instructies van de opdrachtgever, ook voor doorgifte buiten de Europese Unie. Lijkt een instructie in strijd met de regels, dan zeggen we dat meteen. Andere doelen gebruiken we niet, behalve als de wet dat eist; waar de wet dat toelaat, waarschuwen we de opdrachtgever vooraf.

We verkopen de gegevens niet, gebruiken ze niet voor eigen marketing en stoppen ze niet in trainingssets voor kunstmatige intelligentie. Stemklonen maken we niet zonder specifieke schriftelijke opdracht van de opdrachtgever én toestemming van de betrokkene.

4. Onze verplichtingen

• De vier teamleden die bij een dossier mogen (Lars van den Berg, Sophie Meijer, Noah El Amrani, Emma de Vries) zijn tot geheimhouding gehouden en kennen hun taken.
• We nemen de technische en organisatorische maatregelen van artikel 32 AVG, samengevat in bijlage B, gelet op de stand van de techniek, de kosten, aard, omvang, context, doelen en risico’s. Maatregelen mogen veranderen, niet onder het niveau van bijlage B zakken.
• We helpen de opdrachtgever, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen en bij beveiliging, melding, effectbeoordeling en voorafgaande raadpleging (artikelen 32 tot en met 36 AVG).
• We geven de informatie die de opdrachtgever nodig heeft om naleving van deze overeenkomst aan te tonen.

5. Verplichtingen van de opdrachtgever

De opdrachtgever garandeert een grondslag, informeert betrokkenen en wint waar nodig hun toestemming in, ook voor exploitatie van een uitvoering (naburige rechten). Hij of zij stuurt alleen wat de sessie nodig heeft en geeft instructies schriftelijk (mail volstaat). Beveiliging aan de kant van de opdrachtgever — links, harde schijven, gastlijsten — blijft diens verantwoordelijkheid.

Eenvoudige hulp zit in de sessieprijs. Omvangrijke hulp (audit op locatie, gedetailleerde DPIA-inbreng, export in een bijzonder formaat) kan tegen redelijke kosten, na een aparte offerte. Richtprijzen voor studio-uren, zoals Bandopname € 125 per uur inclusief 21 procent btw, staan op de dienstpagina; die bedragen zijn geen verwerkingsvergoeding.

6. Subverwerkers

De opdrachtgever geeft algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Op de ingangsdatum gebruiken we er één voor hosting en mail:

FormSubmit gebruiken we alleen voor het publieke contactformulier van labs24terra.click, niet om sessiebestanden van jouw gasten te versturen. Een toevoeging of vervanging kondigen we minstens 30 dagen van tevoren per mail aan. De opdrachtgever mag binnen 10 werkdagen schriftelijk bezwaar maken, op redelijke gronden. Kan de dienst zonder die partij niet, dan mag de opdrachtgever het betreffende deel beëindigen en restitueren we het niet-uitgevoerde deel. Elke subverwerker krijgt gelijkwaardige plichten; wij blijven aansprakelijk jegens de opdrachtgever.

Sessiebestanden van de opdrachtgever zetten we niet buiten de Europese Economische Ruimte. Een toekomstige doorgifte zou alleen plaatsvinden na schriftelijke kennisgeving en op een grondslag uit de artikelen 45 tot en met 49 AVG.

7. Verzoeken van betrokkenen

Mailt of belt een gast, zanger of muzikant ons rechtstreeks over zijn of haar gegevens in jouw opdracht, dan sturen we dat verzoek door en antwoorden we zelf niet, tenzij jij dat vraagt of de wet het eist. Op verzoek van de opdrachtgever verbeteren, wissen, beperken of exporteren we de betreffende bestanden, voor zover we die nog hebben binnen de archieftermijn van 24 maanden.

8. Controle

Op verzoek leveren we redelijke informatie om naleving te tonen. Is dat niet genoeg, dan mag de opdrachtgever op eigen kosten een audit doen die alleen het eigen dossier bestrijkt, tijdens di–vr 10–20, za 11–18, met minstens vier weken vooraankondiging — behalve bij een aantoonbaar incident — en zonder andere sessies te verstoren. De auditor tekent geheimhouding. Deze afspraken organiseren het controlerecht; ze beperken het niet tot een holle belofte.

9. Inbreuk in verband met persoonsgegevens

Raken we bekend met een inbreuk die het dossier van de opdrachtgever raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur, per mail en telefonisch als we een nummer hebben. De melding beschrijft, voor zover bekend, de aard, de categorieën en een schatting van het aantal betrokkenen en bestanden, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen. We beperken de gevolgen waar dat kan en helpen de opdrachtgever bij diens plichten jegens de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.

10. Medewerking en wijziging van regels

We informeren de opdrachtgever over een verzoek van een toezichthouder of een klacht die hem of haar raakt, tenzij de wet dat verbiedt. Partijen werken mee als de Autoriteit Persoonsgegevens daarom vraagt. Vereist een wetswijziging een aanpassing van deze tekst of van onze maatregelen, dan stellen we die binnen redelijke tijd voor; komen we er niet uit, dan mag de opdrachtgever het deel van de dienst beëindigen dat niet meer rechtmatig kan.

11. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid onder deze overeenkomst volgt de algemene voorwaarden, onverminderd de artikelen 82 en 83 AVG. Voor subverwerkers staan we in als voor onszelf. Dezelfde schade wordt niet twee keer vergoed. Betalingstermijn voor zakelijke facturen: 14 dagen.

12. Duur, teruggeven en wissen

Deze overeenkomst loopt zolang de opdracht loopt en zolang we sessiebestanden bewaren. Standaard bewaren we 24 maanden na de laatste sessie, tenzij de opdrachtgever schriftelijk anders vraagt. Daarna, of eerder op schriftelijk verzoek, geven we de bestanden terug in een gangbaar audioformaat of wissen we ze, naar keuze van de opdrachtgever binnen 30 dagen na einde van de opdracht. Reservekopieën verdwijnen bij de rotatie, uiterlijk drie maanden na wissen van de actieve set, tenzij een wet langer bewaren eist.

De archiefruimte is 48 TB intern; dat is geen oneindige cloud. Levering en eigen back-up van de opdrachtgever blijven nodig. Twee correctierondes (2) voor mix of master zijn een dienstafspraak, geen extra bewaarplicht.

13. Slotbepalingen

Valt een zin weg, dan blijven de overige zinnen staan en vervangen we de weggevallen zin door de dichtstbijzijnde geldige regel. Nederlands recht is van toepassing. De bevoegde rechter volgt de algemene voorwaarden. De Nederlandse tekst prevaleert boven de Engelse vertaling. Ingangsdatum: 1 oktober 2026. Contact verwerker: Lars van den Berg — [email protected] — 020 244 18 06.

14. Bijlage A — Beschrijving van de verwerking

15. Bijlage B — Beveiligingsmaatregelen

Vragen over stems of rechten tussen bandleden vallen buiten deze bijlage; zie stems uitwisselen en rechten bij bandopname.